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Enable Microsoft Outlook Spaces (Preview)

In this post I describe what Microsoft Outlook Spaces (Preview) aka Project Moca is and how to enable the preview of it. Recently, Microsoft made Outlook Spaces available as preview.

Source: https://pixabay.com/de/illustrations/lernen-hinweis-schule-betreff-3245793/
Source: https://pixabay.com/de/illustrations/lernen-hinweis-schule-betreff-3245793/

What are Microsoft Outlook Spaces?

Spaces is a new way and service to manage and organize yourself and others at a central placed and in a more appealing look and feel.

Key capabilities are as follows:

  • organize different things in one space in buckets
  • take notes, define tasks and track targets
  • save and manage files in OneDrive and other 3P storage services
  • create links, contacts and mails
  • manage and integrate Outlook tasks, Microsoft To Do, Teams and Office documents (Excel, Word, PowerPoint) centrally
  • manage calendars/appointments
  • add some gimmicks like locations and weather
Source: https://techcommunity.microsoft.com/t5/outlook-blog/organize-content-your-way-with-the-preview-of-project-moca/ba-p/1620329

How to enable Outlook Spaces (Preview)?

To enable Outlook Spaces you can connect to Exchange Online by using PowerShell and enable the feature for the default or better a certain OwaMailboxPolicy.

Please note: In case you want to test this you might want to create a new OwaMailboxPolicy and assign to a test user (group) and enable it than. I recommend to test this in your test environment first.

#https://docs.microsoft.com/powershell/module/exchange/set-owamailboxpolicy

Connect-ExchangeOnline

Get-OwaMailboxPolicy | fl name, *moca*
Set-OwaMailboxPolicy OwaMailboxPolicy-Default -ProjectMocaEnabled $true

#check user OwaMailboxPolicy assignment
Get-CASMailbox erik...@domain.tls | fl *owa*

Disconnect-ExchangeOnline

After enabling the preview it can take some time until you are able to test it. So, if you open Outlook Spaces you might see “Under construction”, which means that you need to be patient and check it again later.

Not yet ready in my tenant – need to wait

Update 2020-10-26

I re-checked a while after enabling the preview and noticed that Outlook Spaces are showing up in Outlook on the Web as depicted in the screenshot below.

Screenshot – Outlook on the web

After clicking on “Project Moca” the Outlook Spaces page opens.

Screenshot – Project Moca – Outlook Spaces

You then create Outlook Spaces to test it.

Screenshot – Outlook Spaces – Create a space from scratch or template
Screenshot – Outlook space for Microsoft/Office 365 Alerts

On the last screenshot I was playing around a bit with what you can do to organize mails and its content in buckets. It’s easy to put content via drag and drop from the right pane to the empty canvas and move it in your order as needed. To me it felt like a virtual dashboard where you can pin important content as need to “link” it or get an overview.

Additional resources

Create a Microsoft Teams Meeting with Outlook on the web or mobile

Microsoft soon enables you to schedule a Teams (or Skype for Business Online) Meeting by using Outlook on the web, Outlook for iOS or Outlook for Android. As of now, May 2020, it looks like the feature on Outlook on the web is planned for the second quarter (Q2) 2020 and on mobiles (iOS/Android) for June 2020.

At the bottom of this post you can find the links to the user guide on how to create a Teams meeting in Outlook on the web/for iOS/for Android, to start right away scheduling Team meetings, as soon as it becomes available. So, you should, as usual, keep your mobile device and apps up-to-date.

Source: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=63383
Source: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=63625
Source: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=63628

Additional resources

Heller Hintergrund für Mails bei schwarzem Microsoft Outlook Design

In diesem Beitrag gebe ich einen kleinen und praktischen Anwender Tipp für Microsoft Outlook. Ich beschreibe nachstehend wie man seine Ansicht mit einem schwarzen oder dunklen Microsoft Outlook so anpasst, dass die Mails mit weißem Hintergrund geschrieben und gelesen werden können.

Hintergrund

Wenn ich mein Microsoft Office App Design auf schwarz eingestellt habe, dann ist alles schwarz. Das betrifft auch Mails mit normalerweise weißem Hintergrund. Für viele ist das konsequent und auch so gewollt. Ich muss zugeben, dass es mir persönlich besser gefällt, wenn ich trotz schwarzem Office-Design meine Mails auf weißem Hintergrund lesen und auch verfassen kann. Zudem bekomme ich öfters Mails im HTML-Format und diese werden im dunklen/schwarzen Office-Design im Outlook nicht immer ideal angezeigt. Auch umgekehrt, wenn ich im schwarzen Design eine Mail verfasse und farblich etwas hervorhebe, kommt dies beim Empfänger, der wiederum einen weißen Hintergrund hat, visuell anders raus.

Die Ansicht und das Office-Design sind letztlich Geschmackssache, daher gibt’s ja die Möglichkeit je Gusto eine andere Einstellung für sein Office festzulegen.

Microsoft Outlook – Mail Fenster alles schwarz

Lösung

Wer vielleicht, wie ich, seine Mails ebenfalls trotz schwarzem Office-Design gerne mit weißem Hintergrund liest oder schreibt, der oder die kann das in den Outlook-Optionen an folgender Stelle einstellen.

  1. Outlook Optionen öffnen
  2. Bereich Allgemein öffnen und zu “Microsoft Office Kopie personalisieren” scrollen
  3. und beim Office-Design “Schwarz” den dahinter verfügbaren Haken für “Die Hintergrundfarbe der Nachricht nie ändern” setzen
Microsoft Outlook-Optionen
Microsoft Outlook – Mail Fenster schwarz mit weißem Inhalts-Hintergrund