Improve your collaboration capabilities by using Cisco’s Spark Board

Cisco released the Spark Board. It is a collaboration room device for your collaboration spaces or legacy video conferencing rooms. It transforms your Cisco video sessions to collaboration sessions based on the Cisco Spark platform.

  • Use Case: Connect virtual teams and enable them for modern collaboration
  • Goal: Consistency, simplicity, and reliability of experience across the Cisco Spark endpoints
  • Key capabilities: Meeting, calling, messaging, white boarding, sharing
  • Security: End-to-end encryption of the collaboration session
  • Devices: mobile devices, laptops, smartphones, tablets with the Cisco Spark app
  • Type of offer: Cloud Service Subscription model based on Cisco Spark

For more details and an intro video of the Spark Board take a look on Cisco’s website >>here<< and the data sheet of the Spark Board specs >>here<<.So if you are already using a Cisco Video Infrastructure, considering to go for cloud offers to enable you for a more flexible, agile, service-oriented and operation expenditures (opex) approach you could consider to built a hybrid cloud model to combine the best of two worlds: the Cisco video conferencing solution on premise/hosted and Cisco Spark.

What’s new in Cisco Expressway 8.9?

Cisco’s new version of Expressway brings some new features which especially support your video infrastructure in regards of interoperability based on former Acano Edge features.

  • Edge Traversal of Microsoft SIP Traffic for Cisco Meeting Server Supported
  • Meeting Server Web Proxy NOT yet SUPPORTED
  • IM and Presence Service Federation With Skype for Business or Office 365 Organizations Preview
  • Cisco Expressway as H.323 Gatekeeper Supported
  • REST API Expansion Supported
  • Allow Jabber for iPhone and iPad to Use Safari for SSO Over MRA Supported
  • Shared Line / Multiple Line Support for MRA Endpoints Preview
  • Smart Call Home Preview
  • Secure Install Wizard Supported
  • DiffServ Code Point Marking Supported
  • Maintenance Mode For MRA Supported
  • X8.9 Changes and Enhancements Supported

The Cisco Expressway 8.9 release notes are here: http://www.cisco.com/c/dam/en/us/td/docs/voice_ip_comm/expressway/release_note/Cisco-Expressway-Release-Note-X8-9.pdf and the Expressway 8.9 admin guide is there: http://www.cisco.com/c/dam/en/us/td/docs/voice_ip_comm/expressway/admin_guide/Cisco-Expressway-Administrator-Guide-X8-9.pdf.

Cisco’s new video architecture design based on CMS 2.0

Recently Cisco made some changes for its video backend. The major changes are based on the acquisition of Acano which makes Cisco merging the technology portfolios together. For you as a customer, video backend operator or service user it brings you a more and more collaborative video solution. By the technology product merger old paths of pure video collaboration are left behind and abandoned. Yey!!!! 🙂 Still, you can have your high end video conferencing capabilities but new features and interoperability is added. Why not using them?

Typical Cisco Video Architecture Components

vc_todaystypicalciscovideoinfrastructure2016

  • Internal components for your intranet environment
    • Unified Communications Manager (CUCM) for registering video endpoints and systems plus add audio call capabilities e.g. for (phone) dial-in users
    • Telepresence Server (TPS) / Multi-point control unit (MCU) for video processing
    • Telepresence Conductor for TPS/MCU resource / port allocation (checking if sufficient video capacities are available at a time…)
    • Telepresence Management Suite (TMS) for managing systems
    • Telepresence Management Suite Extension for Exchange (TMSXE) for scheduling telepresence / video resources via Outlook (e.g. for booking a room which includes a video system registered to CUCM…)
    • Video ISDN gateway*
  • External components for your external connectivity (e.g. for B2B video calls, ISDN/H.323, …)
    • Expressway-Core (LAN)
    • Expressway-Edge (DMZ) for firewall traversal

Typical/classical Cisco Video Architecture Deployment Components: 7

Cisco Meeting Server (CMS) 2.0 (formerly known as Acano) Architecture Components

vc_newciscovideoinfrastructure2016

  • Internal components for your intranet environment
    • Unified Communications Manager (CUCM) for registering video endpoints and systems plus add audio call capabilities e.g. for (phone) dial-in users
    • Cisco Meeting Server 2.0 (CMS 2.0) for video processing and bridging (for interop to Skype for Business, Polycom, LifeSize, … sip-capable video endpoints)
    • Telepresence Management Suite (TMS) for managing systems
    • Telepresence Management Suite Extension for Exchange (TMSXE) for scheduling  via Outlook (e.g. for booking a room which includes a video system registered to CUCM…)
    • Video ISDN Gateway*
  • External components for your external connectivity (e.g. for B2B video calls, ISDN/H.323, …)
    • Expressway-Core (LAN)
    • Expressway-Edge (DMZ) for firewall traversal

Cisco Meeting Server 2.0 Video Architecture Deployment Components: 7

* I would not recommend using (legacy) ISDN for video anymore. Go for sip-uri dialing and sip instead of ISDN… Try to get rid of ISDN quickly and train users to utilize sip-uri dialing. Or better, provide OBTP (one button to push). I.e. provide address book services via TMS/TMSXE which enable users to schedule meetings and rooms via their Outlook calendar to go into a room an just press one button to join a video conference (OBTP, one button to push feature). This is a much more convenient and pleasant user experience, isn’t it?

Features and Capabilities

Erm… just 1 component less? Kidding? Well, no, but CMS 2.0 provides massive interoperability for video collaboration. By leveraging your CMS 2.0 video architecture you have tremendous interop advantages compared to an typical and pure Cisco Video Conferencing infrastructure. You can make almost every video endpoint join a video conference!!! It does not really matter if this is a Skype for Business user/endpoint (pc, tablet, mobile, web browser), a Polycom video endpoint, a  LifeSize video endpoint or any other sip-capable video endpoint. That’s really great folks! But wait before you run to upgrade or deploy you should analyse your enterprise business and collaboration stakeholder requirements first.

  • CMS 2.0 is a video bridge bringing together different video endpoints and systems
  • CMS 2.0 is a more dynamic approach where video resources are used dynamically instead of a more static resource allocation by the Telepresence Conductor, e.g. if you have 30 video room sessions in full HD (shared multiparty) and further video sessions are about to start the video resolution is scaled down to still provide video to all video conferences…
    … too avoid something like this the Acano Manager (still Acano) could provide you reporting on your video utilization so that you can add licenses/capacity as needed.
  • CMS 2.0 is collaborative you can have also interactive session sharing desktop screens etc.
  • CMS 2.0 is highly scale-able and distributable, i.e. you can distribute cluster nodes geographically as needed and can also control video call flows/breakouts/…
  • CMS 2.0 can be made highly available

Cisco Video Architecture Design Guides and further resources

Don’t forget a change management for your UC&C service deployment!

Unified Communication and collaboration (UC&C) service deployments do have a large-scale impact on your business. If well planned and executed a positiv one which supports the return on (your) investment over time. I’m writing this post because I’ve seen the excellent, the good and the bad adoption strategy realization. Some companies struggle and some do very well. I like to write down some notes which might be helpful for the one or the other to reach a good or even excellent adoption strategy realization.

Why is change management important for your UC&C service?

UC&C is very holistic because it is not just one service it’s a bunch of services for communications and collaboration. We all know that many IT infrastructure services are touched or involved in a properly functioning UC&C environment. That IT provides the fitting services to business should be standard. However it is not always the case. Users which keep the core business running and who will not receive what they need are more and more creative. In other words users might try to find and obtain the required service somewhere else to close the gap between provided IT services and requested IT services. But sometimes there are services provided by IT, like UC&C services but users are not aware of the features and how to use them. To put it in a nutshell if you have a car but do not know how to drive you will switch to and use what you know, so you’ll might ride a horse or bicycle instead of driving a car. So the car than stays where it is. If you bought it or pay a leasing rate there is no added value, on contrary you lose money. The same applies for IT services and UC&C. There are differences between IT services (direct / indirect services for users). UC&C is a direct service  (or bunch of direct services) because users will directly interact with the applications and devices providing UC&C capabilities. For instance database services or network services are indirect services because users are not directly interacting with these kind of services. To sum it up it is essential to plan for user adoption and training before rolling out all UC&C services and features to end users. Additionally I must also note that change management is always a good thing if your IT clients, users by default, are going to be confronted with new technology, services and organizational transformation. Don’t leave anyone behind! By using a car you can go more kilometers a day instead of going by horse or bicycle. 😉

What can I do?

You could implement an adequate project change management which accompanies your UC&C project. It will help you to …

  • establish and execute a strategy for the change to an UC&C service
  • plan and execute user communication
  • plan and execute users involvement (surveys, discussions, service previews/demos, …)
  • enable users (trainings, FAQs, wiki pages, handouts, video clips, …)
  • enable service for users (roll out / activation of services, disable / decommissioning legacy service (if applicable))

change-management

What can I provide my users to adopt UC&C?

It is common for vendors which provide applications and services for users to have supportive information and material available. Below you will find some examples what it can be like. It’s just some basic information. Depending on what the UC&C changes will be and look like within your organisation more and also customized material might be necessary. It’s no big deal but it must be taken into account for project planning.

Some resources for Microsoft Skype for Business

Some resources for Cisco Collaboration Services

Let’s start your project, make a change and improve things! 😉

Das Multitalent Cisco Business Edition 6000

Die Cisco Business Edition 6000 (kurz BE6K) ist ein Multitalent?

In diesem Beitrag möchte ich meine ersten Eindrücke der BE6K also auch Cisco UC&C notieren und zusammenfassen. Der Beitrag ist primär für Einsteiger und mich.

Cisco Unified Communications & Collaboration (UC&C)

Ich befasse mich seit einer Weile u. a. zunehmend mit dem Cisco UC&C-Portfolio. Dabei hat sich für mich herausgestellt, dass Cisco UC&C super interessant und sehr umfangreich ist. Cisco UC&C deckt den größten Teil der Anforderungen einer ganzheitlichen UC&C-Infrastruktur ab. Von der Hardware bis hin zur Software und Services/Support. Spezielle und individuelle Anforderungen, die über das aktuelle Cisco UC&C-Featureset hinausgehen können ebenfalls abgedeckt werden. Hierfür gibt es je nach Bedarf unterschiedliche Lösungen von Cisco Partnern. Die Konformität mit offenen Standards erlauben Schnittstellen für die Integration und/oder die Interoperabilität mit Dritt-Herstellerprodukten zu nutzen.

Große Unternehmen mit hohen Anforderungen an Telefonie und Video setzen Produkte aus Ciscos UC&C-Portfolio ein.

Gartner beurteilt Cisco im Magic Quadrant for Unified Communications als Marktführer (Juli 2013, Gartner’s MQ for Unified Communications).

Business Edition 6000

Die BE6K ist eine modulare und flexible All-In-One-Lösung für Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern. Die BE6K ist mit einem  Multifunktionsgeräte für UC vergleichbar. Nahezu das ganze UC&C-Produktportfolio steckt in der BE6K. Das heißt, dass die BE6K quasi eine gebündelte UC&C-Hardware ist, worauf vorgeladene VMs für bestimmte Kommunikations-Workloads bedarfsorientiert bereitgestellt werden können. Unternehmen können eine bestimmte Anzahl von UC Workloads mit der BE6K abbilden.

In den nächsten Abschnitten werde ich die Cisco UC&C Komponenten kurz und prägnant beschreiben.

Unified Communication Manager (CUCM)

Der CUCM, auch Call Manager, ist das Herz einer Cisco UC&C-Infrastruktur.  Der CUCM übernimmt  in erster Linie Telefonie/Sprach-Workloads und ist im Prinzip eine IP-PBX. Doch das ist nicht alles! Neben IP-Telefonie offeriert der CUCM auch (direkt/indirekt) Video für IP-Telefone (bspw. Cisco 99xx IP Phones), Telepräsenz Endpunkte (bspw. Cisco DX/EX), Media-Processing Geräte (bspw. Cisco MXE ), Gateways (bspw. Cisco VG, Cisco Expressway) und Multimedia Applikationen (bspw. WebEx) und Sofortnachrichten/Präsenz (IM/P).

Die CUCM Open Telephony API schafft zudem die Grundlage für multimedia Konferenzen, Contact Center und interaktive multimedia Antwort Systeme (IMRS).

Der Call Manager kann in der BE6K 1.000 Anwender, bis 1.200 Geräten (Medium-Density Server) oder bis zu 2.400 Geräte (High-Density Server) im Netzwerk bedienen.

Unified Communications Manager (CUCM) IM/P Service

CUCM IM/P ist der Dienst oder die Komponente des Call Managers, welche auf Enterprise IM/P auf Basis von nativen Standards ermöglicht. IM/P ist in Cisco Jabber integriert. Damit kann die Funktionalität auf Deskop Clients und Mobile Devices genutzt werden. Je nach dem welche Anforderungen an Jabber gestellt werden, kann Jabber mit dem Cisco Jabber Software Development Kit (SDK) (unternehmensspezifisch) angepasst werden.

Sofortnachrichten und Präsenz sind die Kernkomponenten. Zusätzlich können noch Click-To-Call, CTI, Voice, Video, Visual Voicemail und Web Collaboration Capabilities ergänzt werden.

Unity Connection

Mit Unity Connection werden typische Voicemail-Funktionen angeboten. Somit können Anrufer Sprachnachrichten auf einen digitalen Anrufbeantwortet hinterlassen, um den Angerufenen eine Nachricht zu übermitteln. Der Angerufene kann über einen Anruf seiner Voicemail-Box global Sprachnachrichten abrufen (per Telefone, Mail).
Mit dem Telefone kann der Anwender/Angerufene mittels der Sprachsteuerungsoption auf seine Voicemails zugreifen. Ein Eingabe am Telefon oder Mobiltelefon ist nicht erforderlich, denn die natürliche Spracherkennung und Sprachsteuerung ersetzt die Tastatureingabe. Alternativ oder supplementär kann ein Mailsystem dem Anwender die Sprachnachrichten in sein Mailpostfach ablegen. Diese können wiederum über einen Mail Client auf dem Betriebssystem oder in einem Webbrowser empfangen und abgespielt werden.
Damit kann Unity Connection dediziert automatisch Anrufbeantworter-Funktionen mit intelligentem Routing für eingehende Anrufe und anpassbaren Anrufanzeige sowie Benachrichtigungensoptionen in einer Unternehmens UC&C-Infrastruktur zur Verfügung stellen.

Prime Collaboration Provisioning

Prime Collaboration Provisioning ist ein Management Werkzeug zur Unterstützung der automatisierten Bereitstellung von Endgeräten, das heißt Zero-Touch Provisioning. Dies ist insbesonder für standardisierte IP-Telefonie-Rollouts hilfreich. Der große Vorteil von Prime Collaboration Provisioning ist die einheitliche Bereitstellung von Endgeräten. Mit Prime Collaboration kann die Cisco UC&C-Infrastruktur ebenfalls überwacht werden. Die Überwachung bzw. das Monitoring mit seinen unterschiedlichen Reporting-Features unterstützt folglich IPT-Verantwortliche beim Troubleshooting. Fener lassen sich langzeit Trends und Analyse konfigurieren und auswerten.
Mit Hilfe des konsequenten Einsatzes von Prime Collaboration kann die Produktivität und Effizienz durch Optimierung von definierten IPT-Prozessen erhöht werden. Dies führt zu niedrigeren Betriebskosten (operative expenses, OpEx) und letztlich reduzierten Gesamtbetriebskosten (total cost of ownership, TCO).
Prime Collaboration kann gilt als Managment Applikation und kann je nach Unternehmensgröße als Standard oder Advanced Version gekauft werden. Advanced bietet viele weitere Management und Analyse-Features. Erst mit Advanced sind eine Deep Dive Analysen verfügbar.

Prime Collaboration in der Advanced Variante besteht aus drei Modulen: Provisioning, Assurance und Analytics. Assurance und Analytics sind Bestandteil der Advanced Lizenzierung und Version.

Licensing

Lizenzen werden i. d. R. über eine Lizenzfile im CUCM eingespielt. Mit Cisco Prime Licensing Manager (nicht mehr up-to-date) ist ein zentrales Lizenzmanagement von Cisco für Endgeräte/Produkte möglich. Ein umfangreiches Reporting bietet allerdings erst Prime Collaboration Advanced mit dem Assurance-Modul.

Cisco bietet zwei Lizenzierungsmodelle: User Lizenzen durch sogenannte User Connect Licenses (UCL) und Unified Workspace Licensing (UWL), mehr Details siehe Link am Ende des Blogbeitrags.

Telepresence Server (TPS)

Der TPS ist der Grundstein für Telepräsenz-Konferenzen. Anwender können damit an HD Videokonferenzen teilnehmen. Die Teilnahme-Möglichkeiten reichen vom Browser bishin zu dedizierten Telepräsenz-Konferenzräumen.

Telepresence Conductor (TPC)

Ergänzend zum TPS kann der TPC eingesetzt werden, um die Telepräsenz-Resourcen dynamisch, intelligent, automatisch und optimal zu verwalten bzw. auszulasten. Der TPC vereinfacht den Beitritt und die Verwaltung von TP-Konferenzen.

Telepresence Management Suite (TPMS)

TPMS dient der Planung von Videokonferenzen. Des Weiteren ist die TPMS die Schnittstelle zur Integration mit Microsoft Exchange und Microsoft Office 365. In Verbindung mit dem TPC können Anwender über Self-Service-Features Collaboration Meeting Rooms personalisieren.

Expressway (C & E)

Expressway ist vergleichbar mit einem Lync Edge Server (gilt für Expressway Edge/VCS Expressway). Ein Gateway für den gesichterten Zugriff aus dem Internet auf bestimmte interne Echtzeit-Kommunikationsdienste. Dieses Gatway wird üblicherweise in der DMZ platziert. Im Intranet steht zudem noch ein Expressway Core (VCS-Control) für Gerätregistrierung, non-traversal Anrufe und Lync Interop. (s. u.).

Durch Expressway müssen Anwender außerhalb des Unternehmnetzwerks keine VPN-Verbindung initieren. Somit können Anwender beispielsweise mit Jabber von extern kommunizieren.

Business-2-Business Videokonferenzen oder Jabber Guest für Business-2-Consumer Collaboration lassen sich mit Expressway realisieren.

Ferner kann mit Expressway die Video-Interoperabilität zu standardbasierten Dritt-Herstellersystemen hergestellt werden, respektive Microsoft Lync 2013. 🙂

Telepresence Video Communication Server (VCS)

VCS ist für Kunden mit vorhandenem Cisco VCS. Mittels VCS können Unternehmen Endgeräte von Dritt-Herstellern, die auf Standards basieren (H.323, SIP), für Video nutzen. VCS war bisher eine Appliance (HW mit Software die irgendwo im RZ seinen Platz hatte), jetzt ist VCS nicht mehr als Appliance verfügbar, sondern nur noch als Software, die auf einer virtuellen Machine betrieben werden kann. Für die Migration von Appliance zur VM gibt es ein Program von Cisco. Auf der BE6K kann eine VM-Instanz für als virtueller VCS eingesetzt werden.

WebEx Meetings

WebEx ist ein Dienst aus der Cloud für Online-Collaboration. WebEx kann für Audiokonferenzen und Online-Collaboration abonniert werden.

Mit der BE6K können rabattierte Abo-Bundles gekauft werden.

Es gibt auch einen WebEx Meeting Server, welcher im eigenen RZ betrieben werden kann. An dieser Stelle kann sich eine Analyse der aktuellen Audio- und Online-Collaboration-Nutzung im Unternehmen lohnen. Vorausgesetzt solche Dienste werden bereits eingesetzt, unabhängig davon ob diese bereits in der Cloud gehostet oder im eigenen RZ bereitgestellt werden.

Unified Contact Center Express (CCX, CCE)

Mit der BE6K können bestimmte Call Center Funktionen abgedeckt werden. Insgesamt können mit der BE6K 100 Agents genutzt werden. CCX bietet typische ACD-Features (automatic call distribution), Interactive Voice Repsonse (IVR) – drücken Sie “1” für HelpDesk oder sagen Sie “HelpDesk” -, Computer Telephony Integration (CTI) und Agent/Desktop Integration.

Im Zusammenhang mit der BE6K können zwei Lizenz-Bündel, die rabattiert sind, erworben werden: 5 Agent Seats, 25 Agent Agent Seats.

Unified Attendant Consoles

Die Attendant Konsole (unified attendant console, UAC) ist für Vermittlungsplätze ausgelegt. Mit der Konsole können Anrufe, die in einer Telefonzentrale eingehen schnell angenommen und an die Zielperson/Zielnummer vermittelt werden.

Es gibt zwei Konsolen, Standard und Advanced.

Die Standard Konsole bietet u. a. ein Benutzeroberfläche mit durchsuchbaren Kurzwahlen, Präsenzanzeigen (Busy Lamp Fields (Telefon busy?!)) und Jabber Präsenzanzeigen (Anwender und/oder Telefon busy?!). Anwender können Kurzwahlen der Konsole einfach exportieren und importieren.

Mit der UAC Advanced können mit Hilfe einer Warteschlange mehrere Anrufe von unterschiedlichen Quellen parallel verwaltet und verteilt werden. Das Verzeichnis für die UAC Advanced kann bis zu 100.000 Kontaktobjekte aufnehmen und eine Sychronisierung mit dem Active Diretory ist ebenso möglich. Je nach Anforderung kann Hochverfügbarkeit eingeplant werden.

Emergency Responder

Ähnlich wie das vielleicht durch Microsofts Lync mit E-911 bekannt ist, bietet Cisco einen Emergency Responder.
Dieser routet den Notruf in den USA an den richtigen Public Saftey Answering Point (PSAP, quasi die Notrufleitstelle). Dabei werden Informationen über den Standort übermittel*, damit die Notrufleitstelle die entprechende Einheit (Polizei, Feuerwehr, Krankenwagen) an den Standort des Notrufs aussenden kann.

Paging Server

Paging ist eine Art Benachrichtigungsmethode (uni/bidirektional). Mit dem Paging Server können P2P oder Gruppen-Audio/Textbenachrichtungen realisiert werden. Dabei können bis zu 50 Cisco IP Phones Mitglied einer Paging-Gruppe sein. Bei höherem Bedarf kann die erweiterte Paging Lizenz gekauft werden, um uneingeschränkt viele und größere Paging-Gruppen zu erstellen, Paging an analoge Endgeräte, IP-Lautsprechersysteme, Steuerung des Läuten von Glocken (bspw. Pauseglocke), Notfall-Benachrichtiungen, …, Integration mit Mail und SMS, einem Monitoring für Notrufe und Jabber Integration.
Mit der BE6K kann eine UC-Workload, VM-Instanz als Paging Server eingesetzt werden.

BE6K Specs (high level)

Die Spezifikation der BE6K wird auf Ciscos Wiki sehr gut beschrieben, daher stehen in der folgenden Tabelle nur die wichtigsten Eckdaten zur BE6K.

Fazit

Wow! That’s a nice UC box, isn’t it? Die BE6K bietet Unternehmen mit bis zu 1.000 Anwendern eine zuverlässige, modulare, skalierbare und erweiterbare UC&C-Lösung. Unternehmen bekommen mit der BE6K eine Lösung um verschiedene Kommunikations-Anwendungsfälle, UC Workloads bzw. Communications-Enabled-Business-Processes (CEBP) abzudecken. Auch Redundanz istAlle obigen Features können nicht (mit einer BE6K) parallel betrieb werden, aber das dürfte auch in den wenigsten Fällen die Anforderung sein. Es geht viel Cisco viel mehr darum einen modulare Bundle-Lösung auf dem Markt zu platzieren, um auf unterschiedliche Kundenanforderungen im entsprechenden Marktsegment reagieren zu können. Wie ich finde, gut gelungen!

Links